Aktenvernichter Vergleich & Ratgeber 2019

Welche Sicherheitsstufe benötige ich?

Welche Aktenvernichter du für welche Fälle brauchst, kanns du der DIN 66399 entnehmen. Dort wurden sämtliche Ansprüche zusammengefasst, die du bei der sicheren Vernichtung von Datenträgern beachten musst. Weitere Bestimmungen findest du in der DIN EN 15713. Sie gibt Auskunft über die Verfahrensregeln, die bei der Vernichtung vertraulicher Unterlagen eingehalten werden müssen.

Nach diesen Bestimmungen könntest du als Privatperson theoretisch Aktenvernichter mit der Sicherheitsstufe P1 oder P2 Nutzen. Aktenvernichter erfüllen die Sicherheitsstufe P1, wenn die Schnittbreite nicht größer als 12 Millimeter ist. Beim Kreuzschnitt darf ein Papierstück am Ende nicht größer als 1000 Quadratmillimeter sein. Bei der Sicherheitsstufe P2 reduzieren sich die Maximalwerte auf eine Streifenbreite von sechs Millimetern und eine Partikelfläche von 400 Quadratmillimetern.

Das Bundesministerium für Sicherheit in der Informationstechnik (kurz BSI) rät allerdings konsequent von der Verwendung der Papierschredder und Dokumentenvernichter mit diesen niedrigen Sicherheitsstufen ab. Der Grund ist sehr logisch, denn solche großen Streifen und Partikel können mit etwas zeitlichem Aufwand in der Regel wieder zusammengepuzzelt werden. Das ist insbesondere dann ein Risiko, wenn der Auffangbehälter bereits dann geleert wird, wenn nur wenige Blätter geschreddert wurden. Deshalb empfiehlt das BSI grundsätzlich den Griff zum Aktenvernichter und Datenträgerschredder ab der Sicherheitsstufe P3.

Ein Papierschredder mit der Sicherheitsstufe P3 darf Streifen mit einer Maximalbreite von zwei Millimetern oder Partikel mit bis zu 320 Quadratmillimetern Fläche liefern. Allerdings gelten hier noch deutlich enger gesetzte Werte bei der Verwendung als Kartenschredder und Mikrofilmschredder. Von Mikrofilmen dürfen lediglich Partikel mit einer Fläche bis zu zehn Quadratmillimetern übrigbleiben. Bei Chipkarten sind bis zu 160 Quadratmillimeter Fläche erlaubt. Nur so kannst du garantieren, dass eine Wiederherstellung des Chips nahezu ausgeschlossen ist. Der Papierschredder und Datenträgerschredder mit der Sicherheitsstufe P3 bringt einen relativ günstigen Preis mit einem soliden Schutz der Daten zusammen und ist deshalb auch für den privaten Einsatz ratsam.

In der allgemeinen Praxis spielen vor allem die Dokumentenvernichter mit den Sicherheitsstufen P4 und P5 eine wichtige Rolle. Sie sind für Unternehmen mit sensiblen Dokumenten ebenso bedeutend wie beispielsweise für Versicherungen, Banken und Behörden. In beiden Sicherheitsstufen darf der Aktenvernichter den Streifenschnitt nicht mehr als Schnittart verwenden, sondern es ist lediglich der Partikelschnitt zulässig. Ein Aktenvernichter mit der Sicherheitsstufe P4 darf Papierschnipsel mit einer maximalen Fläche von 160 Quadratmillimetern liefern. Bei der Sicherheitsstufe P5 sinkt die Maximalgröße auf 30 Quadratmillimeter.

Auch die erlaubte Maximalgröße bei Partikeln von Chipkarten sinkt gegenüber den niedrigeren Sicherheitsstufen sehr deutlich. Die Einstufung P4 gibt es, wenn von Chipkarten Abschnitte bis zu 30 Quadratmillimetern übrigbleiben. Bei P5-Schreddern sind nur Abschnitte bis zu 10 Quadratmillimetern bei der Vernichtung von Chipkarten erlaubt. Für Mikrofilme gelten mit 1,5 Quadratmillimetern (Sicherheitsstufe F4) und 1,0 Quadratmillimetern (Sicherheitsstufe F5) sogar noch strengere Anforderungen. Die Sicherheitsstufe P5 ist vor allem für die Kanzleien von Anwälten und Steuerberatern sowie für Arztpraxen und Unternehmen mit umfangreichen Betriebsgeheimnissen ratsam.

Dokumentenvernichter, Schredder für Kreditkarten, CDs und Mikrofilme mit den Sicherheitsstufen P6 und P7 spielen im privaten Alltag keine Rolle. Diese Technik, die mit einem Mikroschnitt arbeitet, der noch kleinere Partikel liefert, ist nur für Geheimdienste, im kriminalistischen Bereich und bei Unternehmen interessant, in denen hochsensible Daten mit Relevanz für die öffentliche Sicherheit verarbeitet werden.

Ab der Sicherheitsstufe P6 ist der Kreuzschnitt nur dann erlaubt, wenn die Papierschnipsel eine maximale Breite von einem Millimeter und eine Länge von höchstens fünf Millimetern haben. Die Sicherheitsstufe P7 gibt an, dass ein Schredder ein so effizientes Schneidwerk hat, dass am Ende nur noch einzelne Fasern von den Dokumenten übrigbleiben, die einfach mit Wasser aufgelöst werden können.

Die einfachste Form ist der Streifenschnitt. Für diese Schnitttechnik werden lediglich zwei rotierende Walzen mit rund Messern benötigt. Dabei wird jedes Blatt in Längsrichtung zerschnitten. Bei einem Papierschredder mit der Sicherheitsstufe P2 entstehen also im ungünstigsten Fall gerade einmal 18 schmale Streifen aus einem Blatt mit der Standardgröße DIN A4, die über die gesamte Länge des Blatts reichen. Damit ist klar, dass du sie blitzschnell wieder zu einem Dokument zusammensetzen kannst.

Der Kreuzschnitt erfordert eine zusätzliche Ausstattung. Dafür werden die rotierenden Messerwalzen mit zusätzlichen Messern ausgestattet. Bei einfachen Varianten befinden sie sich über die gesamte Breite hinweg an den gleichen Stellen. Das heißt, damit bekommst du im einfachsten Fall Papierschnipsel, die nach dem Zusammensetzen aussehen, als wäre das gesamte Blatt gleichmäßig gerastert worden.

Bei höheren Sicherheitsstufen fällt der Kreuzschnitt wesentlich intelligenter aus. Die quer zu den Hauptmessern platzierten Messer werden dabei versetzt angebracht. Würdest du die Partikel zusammensetzen, ergeben sich parkettähnliche Strukturen im Miniaturformat. Bei den höchsten Sicherheitsstufen sind diese Zusatzmesser sehr eng nebeneinander und in verschiedenen Winkeln angeordnet. Das heißt, bei dieser Art Partikelschnitt sind beim Schnittgut keine regelmäßigen geometrischen Strukturen mehr zu erkennen.

Achte besonders auf:

Die erste Frage ist, was du in einem Schredder alles verarbeiten kannst. Preiswerte Modelle können häufig ausschließlich als Papierschredder verwendet werden. Wenn du einem Aktenvernichter-Aufsatz für deinen Papierkorb oder einen Aktenvernichter kaufen möchtest, der einen eigenen Auffangkorb mitbringt, achte darauf, dass es ein besonderes Schneidwerk für Datenträger und Chipkarten sowie Kreditkarten gibt. Bei vielen Modellen wird das über einen besonderen Einzug möglich, unter dem sich spezielle Messerwalzen befinden, die kleineres Schnittgut liefern. Bitte erschrick nicht, wenn du diesen Spezialeinzug erstmals benutzt. Der Geräuschpegel beim Zerschneiden von CDs und Chipkarten ist deutlich höher als beim Schreddern von Papier.

Wirf bitte auch einen Blick darauf, welche Größe von Dokumenten du in einem Aktenvernichter mit Einzug verarbeiten kannst. Billige Einsteigermodelle für den Schreibtisch schaffen oft nur die Papiergröße DIN A5. Das würde bedeuten, dass du größere Blätter erst falten musst, bevor du sie schreddern lassen kannst. Bei den Billigmodellen bist du meistens auch gezwungen, vor dem Schreddern sämtliche Büroklammern und Heftklammern zu entfernen. Anderenfalls riskierst du eine vorzeitige Zerstörung der Messer und eine Überlastung des Elektrontriebs.

Willst du eine hohe Schneidleistung haben, wirf bitte einen prüfenden Blick auf die Getriebe der Aktenvernichter. Getriebe mit Zahnrädern aus Kunststoff sind ausschließlich für den Privatgebrauch geeignet. Damit kannst du nämlich nur wenige Blätter in einem Durchgang schreddern. Profi-Aktenvernichter mit einer hohen Kapazität bei der Schneidleistung nutzen in der Regel einen Kettenantrieb. Lies dir die technischen Daten der Aktenvernichter sehr genau durch. Viele Hersteller suggerieren eine hohe Schneidleistung, indem diese auf der Basis von Papier mit einem Flächengewicht von 70 Gramm pro Quadratmeter angegeben wird. Standard-Druckerpapier bringt es aber bereits auf ein Flächengewicht von 80 Gramm pro Quadratmeter.

Für einen hohen Nutzerkomfort bei professionellen Anwendern empfehlen sich vor allem die Modelle, die eine Papierkassette und einen automatischen Einzug mitbringen. Dort werden die Papierstapel vom Dokumenten Schredder selbst „portioniert“. Einige Hersteller bieten diese Varianten mit erheblichen Kapazitäten an, indem die Papierkassetten 500 und mehr Blätter aufnehmen können. Das spart dir Aufwand bei der Bedienung, wenn du regelmäßig Dokumente in größerem Umfang vernichten musst.

Bietet dein neuer Papierschredder eine hohe Schneidleistung, solltest du darauf achten, dass er ein dazu passendes Auffangvolumen beim Auffangkorb mitbringt. Idealerweise besitzt er eine Füllstandsanzeige, indem ein Sichtfenster in die Vorderfront integriert wurde. Für eine komfortable Handhabung sollte das Schneidwerk eine Rücklauffunktion haben. Auf diese Weise kannst du Probleme schneller beheben, die durch einen Papierstau oder verklemmte Heftklammern entstehen. Sie lassen sich technisch leider nicht vollständig vermeiden.

Auch über die Lautstärke bei Betrieb solltest du einige Dinge wissen. Beim Kreuzschnitt und dem Partikelschnitt ist die Geräuschemission immer höher als beim Streifenschnitt. Bei einem Aktenvernichter mit Ketteantrieb wird eine höhere Laustärke als bei den Modellen mit Zahnradantrieb verzeichnet. Deshalb bieten viele Hersteller inzwischen auch Dokumentenvernichter mit einem schallisolierenden Gehäuse an. Eine Steigerung des Komforts kannst du dir außerdem mit dem Griff zu einem Schredder mit Bodenrollen gönnen.

Bei der Sicherheit kannst du dir ebenfalls Extras sichern. Bei einigen Modellen lässt sich der Auffangbehälter nur mit einem Code oder einem Schlüssel öffnen. Diese Zusatzfunktion ist vor allem dann ratsam, wenn du die Büroräume deines Unternehmens außerhalb der Geschäftszeiten von externen Dienstleistern reinigen lässt. Weitere Extras für die Sicherheit sind Auto-Stopp-Funktionen sowie ein Überhitzungsschutz, der einen Zwangsstopp auslöst. Dabei spielt vor allem die Eignung für den Dauerbetrieb eine wichtige Rolle. In diesem Bereich gibt es sehr erhebliche Unterschiede zwischen den einzelnen Modellen. Du solltest also vor einem Kauf ungefähr abschätzen können, wie viele Dokumente du pro Tag sicher vernichten und entsorgen musst.

Bei vielen Billigangeboten riskierst du eine Zerstörung des Schneidwerks, wenn Büroklammern oder Heftklammern an deinen Dokumenten verbleiben. Allerdings erfordert es viel Zeit, alle zu schreddernden Dokumente zuerst von diesen Verbindungselementen zu befreien. Das gilt genauso für metallverstärke Ecken zum Umknicken. Die Entfernung von Heftklammern ist noch dazu nicht ohne Hilfsmittel wie einem Entklammerer oder einen Schraubendreher möglich.

Beim Umgang mit diesen Hilfsmitteln ist noch dazu ein erhebliches Unfallrisiko vorhanden. Deshalb solltest du lieber etwas mehr Geld in einen guten Aktenvernichter stecken und dir ein Modell mit besonders robustem Schneidwerk gönnen. Dann können Heftklammern an den Dokumenten bleiben. Das gilt aber nur dann, wenn davon nicht mehr Blätter zusammengehalten werden, als der Schredder in einem Durchgang verarbeiten kann. Das heißt, bei sehr umfangreichen Dokumenten bleibt dir zumindest eine Teilung in mehrere Pakete trotzdem nicht erspart.

Partikel, die im Schneidwerk hängengeblieben sind, fallen meistens bei einem kurzen Leerlauf oder der Nutzung der Rücklauffunktion heraus. Der Papierstaub kann mit einem Fön (bitte nur Kaltbetrieb) ausgepustet oder mit der Fugendüse des Staubsaugers herausgesaugt werden. Tu das aber bitte nur dann, wenn du den Aktenschredder vom Netzt getrennt hast. Ansonsten gehst du bei der Wartung der Dokumentenschredder und Aktenvernichter-Aufsätze für den Papierkorb das Risiko eines Stromschlags ein.

Anders sieht es mit dem Getriebe aus, wenn du dich für ein Modell mit Kettengetriebe entschieden hast. Verwende dort ausschließlich Pflegemittel, die ausdrücklich für die Verwendung beim Aktenvernichter deklariert werden. Nutzt du universelle Sprühöle oder Kriechöle, steigerst du das Risiko von Bränden, die vom Schredder ausgehen. Deshalb solltest du sie auch nicht in der unmittelbaren Umgebung von heißgelaufenen Aktenvernichtern verwenden. Einige Hersteller bieten für die Pflege der Schneidwerke ihren Dokumentenvernichter spezielles Ölpapier an.

Außerdem musst du den Auffangkorb regelmäßig leeren. Das gilt sowohl für den Auffangbehälter für Papierschnipsel als auch den Behälter für die Partikel von Datenträgern und Kreditkarten. Viele Hersteller sind so fortschrittlich, dass sie eine umweltfreundliche Materialtrennung und in der Folge das Recycling durch die Verwendung vom zwei Auffangbehältern unterstützen.

Fast ein Jahrhundert umfassende Erfahrungen bekommst du beim Hama-Aktenvernichter. Das Unternehmen wurde 1923 in Dresden gegründet und startete nach den Zerstörungen des II. Weltkriegs neu im bayerischen Monheim. Heute zählt Hama zu den bekanntesten Herstellern von Bürozubehör. Die Hama-Aktenvernichter bieten auch für kleines Geld solide Schneidleistungen und hohe Sicherheitsstufen. Viele Modelle können auch Kreditkarten und Datenträger schreddern und erreichen dabei die Sicherheitsstufe P4 nach den aktuellen DIN 66399.

Kaufst du dir einen Rexel-Aktenvernichter, erhältst du ein in Frankreich hergestelltes Produkt. Eine Besonderheit besteht darin, dass einige der Rexel-Aktenvernichter mit einer App fürs Smartphone gesteuert werden können. Außerdem sorgt das intelligente Innenleben der Antriebe, Schneidwalzen und Papiertransportsysteme dafür, dass du hier sehr selten mit einem Papierstau konfrontiert wirst.

Entscheidest du dich für einen Ideal-Aktenvernichter, bekommst du ein Produkt „Made in Germany“. Das in Bayern beheimatete Unternehmen hat sich auf die Entwicklung und Herstellung von Büromaschinen aller Art spezialisiert. Das Portfolio der Ideal-Aktenvernichter richtet sich sowohl an private als auch gewerbliche Anwender. In den Profi-Aktenschreddern können auch große Papierformate mit einer beindruckenden Schneidleistung verarbeitet werden.

Suchst du einen preiswerten Schredder mit hoher Sicherheitsstufe, schau dir die Angebote zum Olympia-Aktenvernichter genauer an. Dabei handelt es sich lediglich um einen Markennamen, der aktuell von einem in Hongkong ansässigen Unternehmen genutzt wird. Dieses macht keine genauen Angaben dazu, wo die Olympia-Aktenvernichter genau hergestellt werden.

Mit dem Griff zum Fellowes-Aktenvernichter landet Büroausstattung aus der amerikanischen Produktion neben deinem Schreibtisch. Der Hauptsitz befindet sich im US-Bundesstaat Illinois. Bei möglichen Problemen mit dem Fellowes-Aktenvernichter kannst du den Support einer Niederlassung in Deutschland in Anspruch nehmen. Der auf Büromaschinen und Dokumentenaufbewahrungssysteme spezialisierte Hersteller durfte im Jahr 2017 sein 100-jähriges Bestehen feiern.

Gute Produkte zur sicheren Vernichtung von Akten, Datenträgern sowie Magnetstreifen- und Chipkarten bekommst du aber auch bei einigen anderen Herstellern. Beispiele dafür sind HSM-Aktenvernichter, Quigg-Aktenvernichter sowie Dahle-Aktenvernichter und Genie-Aktenvernichter. Quigg bedient vor allem Privatkunden, während Dahle ein gutes Portfolio für Profi-Aktenvernichter bereithält. In der Sparte der HSM-Aktenvernichter finden sich einige interessante Angebote für Einsteiger. Beim Genie-Aktenvernichter wirst du auch bei der Suche von Schredder-Aufsätzen für deinen Papierkorb fündig.